Seit 2025 gelten für Rechnungen und Buchungsbelege kürzere Aufbewahrungsfristen. Das schafft Platz im Archiv – aber nur, wenn man die Regeln kennt. Hier der Überblick.
Die Fristen im Überblick
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen
- 8 Jahre: Rechnungen und sonstige Buchungsbelege, z. B. Quittungen, Liefer- und Zahlungsbelege
- 6 Jahre: empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe (sofern sie keine Rechnungen sind)
Die Verkürzung auf 8 Jahre gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Belege, deren bisherige Zehnjahresfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.
Wann beginnt die Frist?
Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde. Ein Beleg aus dem Mai 2018 „startet“ also erst am 31. Dezember 2018.
Vorsicht vor dem Reißwolf
- Unterlagen, die für eine laufende Betriebsprüfung oder ein offenes Verfahren gebraucht werden, müssen weiter aufbewahrt werden.
- Digitale Belege müssen während der gesamten Frist lesbar bleiben.
- Im Zweifel lieber kurz nachfragen, bevor etwas vernichtet wird.
Fragen zu Ihrem Betrieb? Sprechen Sie uns an – telefonisch unter 037423 501600 oder über unser Kontaktformular. Deutschlandweit, digital oder klassisch auf Papier.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Für steuerliche Einzelfragen arbeiten wir mit Steuerberatern aus unserem Netzwerk zusammen.